Fehlende Informationen anfordern – damit der Auftrag weiterläuft
Ihnen fehlt eine Zeichnung, eine Freigabe oder eine technische Angabe. Diese Vorlage fordert die Info an – ohne den Kunden zu nerven.
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
Der Auftrag ist erteilt, die Fertigung soll starten – aber es fehlt etwas. Eine Zeichnungsfreigabe, die finale Farbangabe, die Lieferadresse für die Baustelle, oder die technische Spezifikation für ein Bauteil, das der Kunde beistellt. Ohne diese Info steht alles.
Das Problem: Viele Unternehmen warten höflich ab, statt klar nachzufragen. Nach einer Woche Stille ruft jemand an: „Haben Sie zufällig die Zeichnung?“ Das kostet Zeit und verschiebt den Liefertermin. Eine klare, freundliche Mail am Tag 1 hätte das verhindert.
Der Unterschied
Ohne und mit Struktora – gleiches Thema, komplett anderes Ergebnis.
- „Fehlende Unterlagen“ – welche genau?
- Keine Begründung, warum die Infos gebraucht werden
- Keine Deadline – keine Dringlichkeit
- Exakt aufgelistet: 2 konkrete Punkte, nicht „Unterlagen“
- Klare Deadline mit Konsequenz: „Bis Freitag = Zeitplan hält“
- Hilfsangebot: „Ich kann mit Annahmen starten“
Gleicher Zeitaufwand. Komplett anderes Ergebnis.
So funktioniert diese Vorlage
Diese Felder füllen Sie aus – Struktora generiert daraus einen professionellen Text in Ihrem Firmenton.
Fehlende Infos anfordern
Fünf Fehler, die diese E-Mail ruinieren
- 1
Nicht sagen, warum die Info gebraucht wird
Ohne Kontext landet die Anfrage auf dem Stapel. „Damit wir den Fertigungsstart halten“ erzeugt Dringlichkeit und Verständnis.
- 2
Keine Deadline nennen
Ohne Frist hat die Anfrage keine Priorität. „Bis Freitag“ gibt dem Kunden einen klaren Zeitrahmen.
- 3
Nicht auflisten, was genau fehlt
„Fehlende Unterlagen“ ist zu vage. Der Kunde rät, was gemeint ist, und schickt die Hälfte. Konkrete Punkte sparen Runden.
Für welche Branchen?
Diese Vorlage funktioniert branchenübergreifend – hier vier konkrete Szenarien.
Maschinenbau
Kundenseitige Bauteile fehlen – Montage kann nicht starten. Der Kunde stellt Sensoren bei, die in die Maschine eingebaut werden sollen. Drei Wochen vor Lieferung sind sie noch nicht eingetroffen.
Die Vorlage benennt die fehlenden Bauteile, den spätesten Liefertermin und die Konsequenz (Verschiebung der Endmontage um X Tage).
BranchenseiteTechnischer Großhandel
Zugangsdaten für das Altsystem fehlen – Migration blockiert. Die Datenmigration kann nicht starten, weil der Kunde die Zugangsdaten zum Altsystem noch nicht bereitgestellt hat.
Die Vorlage erklärt welche Zugänge benötigt werden, wer sie vermutlich hat, und bietet einen kurzen Call an um die Übergabe zu koordinieren.
BranchenseiteHäufige Fragen zu dieser Vorlage
Wie oft darf ich nachfassen, wenn die Infos nicht kommen?
Einmal per Mail, einmal per Anruf. Wenn nach dem zweiten Kontakt nichts kommt, eskalieren Sie intern (Projektleitung → Vertrieb → GF-Ebene). Nutzen Sie dafür die Vorlage „Blocker kommunizieren“.
Was wenn der Kunde die Info selbst nicht hat?
Dann bieten Sie Hilfe an: „Wir können mit einer Standardkonfiguration starten und nachträglich anpassen.“ Oder: „Soll ich den Kontakt zu Fa. Sensotech direkt herstellen?“
Soll ich mit Annahmen arbeiten, wenn die Info nicht kommt?
Wenn der Zeitplan es erfordert: Ja, aber nur mit schriftlicher Information an den Kunden. „Wir starten mit Annahme X. Falls sich das ändert, passen wir an.“ Das dokumentiert die Verantwortung.
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