Auftragsänderung bestätigen – Klarheit schaffen bei jeder Anpassung
Der Kunde will etwas ändern. Kein Problem – aber es muss sauber dokumentiert sein. Diese Vorlage bestätigt die Änderung mit allen Auswirkungen.
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
Mitten im Auftrag meldet sich der Kunde: „Können wir Position 3 doch in Edelstahl statt Stahl haben?“ Oder: „Wir brauchen 20 Stück mehr.“ Oder: „Der Lieferort ändert sich.“ Änderungen sind normal – aber wenn sie nicht sauber dokumentiert werden, endet das in Streit bei der Rechnung.
Ein kurzes „Machen wir“ per Telefon reicht nicht. Jede Änderung braucht eine schriftliche Bestätigung: Was ändert sich? Was kostet es? Was passiert mit dem Liefertermin? Erst wenn der Kunde die Auswirkungen kennt und bestätigt, darf die Änderung umgesetzt werden.
Der Unterschied
Ohne und mit Struktora – gleiches Thema, komplett anderes Ergebnis.
- Keine schriftliche Dokumentation der Änderung
- Keine Preis- oder Terminauswirkung genannt
- Keine Freigabe-Aufforderung – unklar, ob verbindlich
- Änderung präzise dokumentiert: Material, Position, Auswirkung
- Preis und Termin transparent: +2.800 €, +1 Woche
- Explizite Freigabe-Aufforderung: „Ohne Freigabe arbeiten wir mit der ursprünglichen Spezifikation“
Gleicher Zeitaufwand. Komplett anderes Ergebnis.
So funktioniert diese Vorlage
Diese Felder füllen Sie aus – Struktora generiert daraus einen professionellen Text in Ihrem Firmenton.
Änderung bestätigen
Fünf Fehler, die diese E-Mail ruinieren
- 1
Änderung mündlich zusagen ohne schriftliche Bestätigung
Bei der Rechnung heißt es: „Das war so nicht vereinbart.“ Ohne schriftliche Bestätigung haben Sie kein Beweismittel – auch wenn Sie Recht haben.
- 2
Preis- und Terminauswirkung nicht nennen
Der Kunde rechnet nicht damit, dass die Änderung etwas kostet oder den Termin verschiebt. Die Überraschung kommt bei der Rechnung oder bei der Lieferung.
- 3
Nicht explizit um Freigabe bitten
Ohne Freigabe-Aufforderung ist unklar, ob die Änderung gewünscht oder nur angefragt war. „Bitte bestätigen Sie“ macht den Prozess verbindlich.
Für welche Branchen?
Diese Vorlage funktioniert branchenübergreifend – hier vier konkrete Szenarien.
Maschinenbau
Kunde will nachträglich eine zusätzliche Achse an der Maschine. Die Maschine ist in Fertigung, der Kunde will eine 4. Achse ergänzen.
Die Vorlage bestätigt den Änderungswunsch, schlüsselt die Auswirkungen auf (Konstruktion, Software, Termin, Preis) und fordert die formale Freigabe an.
BranchenseiteAnlagenbau
Spezifikationsänderung nach Projektstart – Baugruppen schon bestellt. Der Auftraggeber will eine andere Werkstoffgüte für die Druckbehälter. Die ursprünglichen Baugruppen sind bereits in Fertigung.
Die Vorlage erklärt: Bereits gefertigte Baugruppen können nicht storniert werden (Kosten X), neue Baugruppen haben Y Wochen Lieferzeit. Gesamtmehrkosten und neuer Zeitplan transparent.
BranchenseiteHäufige Fragen zu dieser Vorlage
Ab welcher Größe muss eine Änderung schriftlich bestätigt werden?
Jede Änderung, die Preis, Termin oder Spezifikation betrifft. Bei Kleinigkeiten (andere Verpackung, anderer Lieferort) reicht eine kurze Mail. Bei technischen Änderungen immer formal.
Was wenn der Kunde die Änderung will, aber die Mehrkosten nicht akzeptiert?
Dann muss verhandelt werden – aber nicht auf Zuruf. Die schriftliche Aufstellung der Mehrkosten ist die Verhandlungsgrundlage. Ohne sie diskutieren Sie über Gefühle statt über Fakten.
Kann ich Änderungen ablehnen?
Ja, wenn sie technisch nicht machbar sind oder den Zeitplan sprengen. Sagen Sie klar warum und bieten Sie eine Alternative an.
Ähnliche Vorlagen
Für Geschäftsführer
Jede E-Mail die über Struktora generiert wird, erscheint im Audit-Log. Sie sehen wer was wann geschrieben hat. Verbotene Zusagen werden automatisch blockiert.
Mehr zur GovernanceProfessionelle E-Mails in 60 Sekunden.
DSGVO-konform. Jede Nutzung nachvollziehbar.
7 Tage kostenlos. Kein IT-Projekt. Morgen einsatzbereit.